Handreiking Integratieve besluitvorming

Spanning als brandstof voor continue verbetering

Op iedere werkplek ervaren we soms spanning tussen de realiteit en ‘wat zou kunnen zijn’. Spanning is doorgaans geen prettig gevoel. Toch kunnen we deze goed gebruiken om ons werk en onze resultaten te optimaliseren.

In dit document beschrijven we een vorm van besluitvorming in een werkoverleg, waarbij we deze spanning gebruiken om te komen tot snelle, zinvolle en gedragen besluiten. Zo werken we effectief, efficiënt en met respect voor de spanning en de persoon die de spanning inbrengt.

Het besluit wordt niet genomen door de baas (hiërarchisch) of in consensus (iedereen eens) en ook niet bij meerderheid van stemmen. Het besluit wordt genomen door de persoon die de spanning ervaart met consent van alle betrokkenen (niemand heeft een onoverkomelijk bezwaar).

De vijf stappen van integratieve besluitvorming

We doorlopen een aantal stappen, die we vrij gedisciplineerd toepassen. Zo wordt er tijdens stap 1 t/m 4 niet gediscussieerd. Dat mag pas tijdens stap 5, indien nodig.

Wat hebben we nodig?

• Een werkoverleg of een vergadering.
• Eén persoon die ergens spanning op heeft en deze wil inbrengen.
• Eén meervoudig partijdige voorzitter1.
• De instemming van de groep, dat de inbrenger het besluit mag nemen met consent.
• De bereidheid van de groep om de inbrenger te steunen bij het wegnemen van de

  spanning.

• De vastgestelde definitie van het begrip ‘onoverkomelijk bezwaar’ (zie stap 5)

  En nu de stappen…

          Stap 1 De spanning en het voorstel

• De inbrenger vertelt de spanning (beschrijft kort zijn of haar waarneming, gevoel en behoefte) én:
• De inbrenger doet een concreet en inhoudelijk voorstel, waarmee hij/zij denkt deze spanning op te lossen. Hij/zij kan eventueel het voorstel op een flip schrijven.

  Stap 2 Vragenrondje

  Ieder mag om de beurt verhelderende vragen stellen met als doel inzicht te krijgen in het voorstel en in de spanning en om de ander te begrijpen (niet invullen, suggereren, oplossen). De inbrenger geeft op iedere vraag direct antwoord.
  Let op: Als iedereen aan de beurt geweest is, dan is deze ronde klaar. Laat je niet verleiden tot nog een rondje of nog wat aanvullingen.

  Stap 3 Adviesrondje

  Tijdens deze ronde zegt de inbrenger niets. Hij/zij luistert alleen maar. Alle anderen mogen om de beurt adviezen en/of aanvullingen op het voorstel geven. Je geeft geen advies over de spanning. Daar heb je het niet meer over. Formuleer to the point. Als je nog een vraag hebt of kritiek hebt: vertaal deze naar een advies of een aanvulling.

  Stap 4 Herformulering van het voorstel

  De inbrenger krijgt even bedenktijd en vraagt zich af: wat helpt mij om de spanning weg te nemen? Wat is realistisch en haalbaar? Wat vind ik een mooie aanvulling of nog een beter voorstel dan ik zelf bedacht had? Uiteindelijk beslist hij/zij zelf welke adviezen of aanvullingen hij/zij overneemt en welke niet. De voorzitter vraagt aan de inbrenger: “nu je dit alles gehoord hebt: wat is dan je voorstel?”.

  Stap 5 Bezwarenrondje

  Ieder mag om de beurt aangeven of hij/zij een onoverkomelijk bezwaar2 heeft. Is er geen bezwaar? Dan is het voorstel van stap 4 een besluit. Is er wel een bezwaar: dan spreken we hierover door. We behandelen één bezwaar tegelijk: wat is het bezwaar en welk voorstel heeft de bezwaarhouder? Hierover kan discussie ontstaan. De inbrenger includeert uiteindelijk een aantal ideeën in zijn/haar voorstel. De voorzitter helpt hem/haar hierbij. Zo gaan we – om de beurt – alle eventuele bezwaren langs.

   

1 Meervoudig partijdig = met iedereen evenveel begaan. Indien noodzakelijk kan de voorzitter meepraten en meebeslissen, maar dan stapt hij/zij bewust en zichtbaar uit de zijn/haar rol.

2 Bijvoorbeeld: Is het schadelijk voor de organisatie/team? Brengt het de organisatie achteruit? Komen rollen in gevaar? Is het veilig genoeg om het te proberen?