Ons doel in dit traject was om kaders voor zelforganisatie te creëren voor de afdeling Fysiek & Economie. We zijn nu zeker een eind op weg. Toen ik manager werd van deze afdeling was men al bezig met de invoering van zelforganisatie. Ik merkte dat het begrip zelforganisatie nog onvoldoende geladen was en dat een deel van de mensen daarbij geneigd was om wat ‘achterover te leunen’.

Ik ontmoette Caroline Reij en Kai von Rosenberg tijdens een bespreking over een traject Verbindende Communicatie. Er ontstond een heel mooi gesprek over mijn zoektocht hoe zelforganisatie goed vorm te geven. Ik ervoer direct aansluiting bij wat ik nodig had en ik dacht: zij zijn prima in staat om de afdeling en mij te helpen een volgende stap in te zetten.

Het bleek heel belangrijk om op de afdeling regelmatig met elkaar te praten over de manier waarop wij zelforganisatie vorm willen geven: wat is het (niet) en wat zijn de verwachtingen van de teams en van elkaar. Dat gesprek vindt nu plaats en je ziet dat teams zaken heel mooi oppakken. Men is bijvoorbeeld aan de slag gegaan met de verdeling van rollen en er is geïnvesteerd in het verkrijgen van meer verbinding met elkaar. Daarbij zie ik veel verschillende snelheden. Er zijn afspraken gemaakt maar er is geen blauwdruk om daar te komen. Het ene team heeft meer tijd nodig om elkaar te vinden dan het andere team. Sommige teams zijn nu al zover dat ze zichzelf beter op de (politieke) kaart weten te zetten, naar tevredenheid van de concerndirectie. Daar ben ik oprecht trots op.

Soms gaan de ontwikkelingen een tijdje als vanzelf. Als ik merk dat het weer begint te ‘haperen’ is het belangrijk dat ik de mensen stimuleer om de volgende stap te zetten. Ik voer regelmatig ontwikkelgesprekken met de teams en met individuele mensen. Dat levert mooie gesprekken op. Het is belangrijk dat ik continue mijn antenne aan heb staan. Ik stimuleer en controleer ook: hebben jullie gedaan wat jullie hadden afgesproken? Ieder team mag daarbij gebruik maken van de diensten van Kai en Caroline. Zij hebben verschillende kwaliteiten, terwijl ze ook goed op elkaar zijn ingespeeld.

Het strippenkaartsysteem werkt daarbij heel goed. Op het moment dat ik denk: hier is een interventie nodig, kan ik tegen een team of individu zeggen: we hebben afspraken gemaakt met Kai en Caroline. Bespreek met wie je het liefste in zee wilt en ga aan de slag. En vervolgens wordt het ook gewoon geregeld. Na een tijdje zie ik de resultante van de begeleiding. Ik ervaar daarbij het contact met beiden als onvoorstelbaar plezierig.

Inmiddels hebben we het ‘achteroverleunen’ steeds meer losgelaten en is de humor weer aan boord. Ook is er steeds meer ruimte om diepgaande gesprekken met elkaar te voeren. Zo organiseren we bijvoorbeeld voor iedere nieuwe medewerker een live uitgezonden interview, getiteld ‘Ik banner net’. We stellen vragen die veel verder gaan dan alleen het werk. Dat heeft een verbindend effect op de hele afdeling. Er is dus veel in beweging en dat geeft mij energie!

Leo Boeding, manager afdeling Fysiek en Economie, gemeente Enschede